Entenda as fases do gerenciamento de processos de negócio – BPM

Quais resultados esperar após o mapeamento e implementação de processos na minha empresa?
28 de maio de 2019

O gerenciamento dos processos de negócio – BPM é um ciclo contínuo criado para projetar, modelar, simular, executar e monitorar diversos processos dentro de uma empresa, sejam eles automatizados ou não. A ideia é alcançar resultados estratégicos dentro de uma organização. 

Para entender melhor todos os detalhes dessa metodologia de trabalho, trouxemos nesse artigo, as fases do gerenciamento de processos BPM. Continue a leitura para saber os detalhes. 

Etapas do gerenciamento de processos de negócio 

Para acabar de vez com as suas dúvidas sobre como mapear processos dentro de sua empresa, entenda abaixo todas as etapas que englobam o mapeamento de processos BPM. 

Etapa 1 – Definição das equipes que irão trabalhar em um processo

Nesse momento os participantes do trabalho serão definidos. Normalmente, eles são pessoas que realizam o processo no dia a dia. Nesse momento também é indicado que participem pessoas envolvidas com os fornecedores e clientes. 

É importante que estejam integradas as seguintes categorias de profissionais. 

  • Clientes do processo, que são as pessoas ou departamentos que receberão as saídas do processo;
  • Fornecedores do processo, que são os colaboradores ou áreas que tem como clientes, o processo;
  • Os colaboradores que trabalharão diretamente no processo, fazendo com que ele aconteça;
  • Analistas de processos, que vão entender de forma profunda o processo;
  • Consultores do processo, que são profissionais com experiência para analisar o processo;
  • Gestores do processo;
  • Gestores que são clientes do processo.

Etapa 2 – Identificação real do processo

Esse é o momento de obter amplo conhecimento da organização, entendendo diversos aspectos, entre eles a estrutura da organização, as atribuições de cada uma das áreas e seus gestores, a estratégia de crescimento de cada setor, processos de negócio, indicadores de desempenho, sistemas e muito mais. É preciso entender como o processo é e se dá atualmente. Isso significa que antes de mapear os processos, é preciso que a empresa alinhe os seus objetivos com as metas organizacionais

Etapa  3 – Identificar e entender os processos atuais

Já falamos, neste material, sobre a importância do mapeamento de processo AS IS, isso é, como é ele hoje. Onde levantamos dados sobre as políticas dos processos, todas as tarefas executadas, tempo gasto em cada atividade, profissionais envolvidos, fornecedores e clientes nas interações.

Nesse momento não é preciso entender os fluxos profundamente. Um simples documento com a descrição de cada um deles é suficiente.

Etapa 4 – análise do processo e proposta de melhoria

Aqui entendemos de forma profunda todos os processos, para detectar as causas dos problemas e as oportunidades de melhoria dentro de cada processo. Para isso, usamos ferramentas como o brainstorming e o Diagrama de Pareto (que é um gráfico que ordena frequências de ocorrências, da maior para menor).

Entre os itens analisados estão o método de trabalho, os profissionais, máquinas e equipamentos, matéria prima e o ambiente de trabalho. 

Etapa 5 – Mapear os fluxos To Be

Nessa etapa os profissionais envolvidos encontram alternativas de solução para os problemas encontrados dentro do processo. É preciso analisar cada alternativa e seus impactos sobre a equipe, custo-benefício e prazo de implantação. É aqui que a empresa decide sobre a melhor alternativa de melhoria e apresentar a nova versão do processo. 

Etapa  6 – Automatização 

Nesse momento, a equipe identifica os processos prioritários para implantação e automatização, dando aos gestores e colaboradores, acesso a dados de performance do processo, também conhecidos como KPI’s (indicadores-chave de performance). 

Com essa análise, a tomada de decisão é mais precisa e ágil, podendo entender se as metas estão ou não sendo atingidas. Tudo isso é feito em uma estratégia de automatização, com uma solução digital. 

Etapa 7 – Monitorar, melhorar e expandir 

Nessa fase são realizadas reuniões de acompanhamento dos indicadores, de onde surgem sugestões de melhoria. Nelas são criados processos justamente para tratar das mudanças dentro do processo principal. 

O mapeamento de processos BPM é uma parte importante de otimização dos processos organizacionais. E contar com um bom parceiro faz toda a diferença. Clique aqui e saiba como a Inflow Consultoria pode te ajudar.

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